法人の住所変更はどう進める？本店移転登記や行政機関への届出も解説

オフィスの移転を検討する際、単に新しい賃貸物件を契約して、引っ越しをするだけでは手続きは完了しません。
法人がオフィスを移転する場合には、賃貸借契約の確認だけでなく、期限内に適切な登記や各行政機関への届出をおこなうことが求められます。
本記事では、法人の住所変更に伴う手続きや賃貸オフィス選びの注意点について解説します。

法人の住所変更とは

法人の住所変更とは、会社の本店所在地を別の場所へ移し、登記簿上の本店所在地を変更することです。
株式会社の場合、本店所在地は登記事項であるため、実際に移転した後は原則2週間以内に変更登記を申請しなければなりません。
本店は自社所有の建物に限らず、賃貸オフィスでの登記も可能です。
ただし、すべての賃貸物件で法人登記や事務所利用が認められているわけではないため注意が必要です。
そのため、契約後に登記できないトラブルを防ぐためにも、締結前に貸主や管理会社へ利用目的と法人登記の可否を確認してください。
なお、管轄する登記所が変わる場合や行政区画の名称変更のみの場合など、状況によって申請方法が異なります。

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法人の住所変更の手順

法人の住所変更は、現在の定款を確認し、社内で必要な決議をおこなってから登記申請へ進む手順となります。
定款に記載された本店所在地の範囲外へ移転する場合は、原則として株主総会での定款変更決議が必要です。
さらに、会社の機関設計に応じて取締役会等で具体的な移転先や移転日を決定し、議事録を残さなければなりません。
実務上の流れとしては、移転先オフィスの契約内容と定款を確認したうえで各種決議をおこない、実際の移転を経て2週間以内に登記を申請します。
同じ管轄内での移転なら登録免許税は原則3万円ですが、管轄が変わる場合は旧所在地と新所在地の双方の手続きとなり費用も異なります。

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登記後に必要な届出は？

本店移転登記の完了後には、税務署や労働基準監督署など、事業者として登録している各機関へ所在地変更を届け出る必要があります。
税金や社会保険に関する情報は各行政機関で管理されているため、登記とは別に個別の手続きが求められます。
税務署へは異動届出書などを提出し、労働保険や雇用保険関連は移転後の所在地を管轄する機関へ変更日の翌日から、10日以内に提出しましょう。
また、日本年金機構への健康保険・厚生年金保険の所在地変更届は、原則として事実発生から5日以内という短い期限が設定されています。
管轄外への移転では、変更前の所在地を管轄する年金事務所へ提出して引き継がれるなど、移転先によって提出先が異なります。

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まとめ

法人の住所変更では、賃貸借契約時の法人登記可否の確認から、社内決議、本店移転登記、各行政機関への届出まで多岐にわたる手続きが必要です。
とくに、定款変更の有無や移転先の管轄によって必要書類や費用、提出先が異なる点には十分注意しなければなりません。
移転をスムーズに進めるために、賃貸オフィスの契約内容と併せて、登記や短い提出期限のスケジュールを事前に確認しておきましょう。
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